مدیریت دانش در سازمان‌ها: بررسی تأثیر متقابل فن‌اوری، فنون و انسان

ایران بانو دات کام
مدیریت دانش در سازمان‌ها: بررسی تأثیر متقابل فن‌اوری، فنون و انسان,
مقاله حاضر حاوی مباحثی دربارهء این است كه چگونه می‌توان فرآیند مدیریت دانش را به فعالیتهایی در زمینهء ایجاد دانش، اعتبار بخشی به دانش، نمایش و عرضهء دانش، اشاعهء دانش و فعالیتهای بهره‌گیری از آن تقسیم‌بندی نمود. سازمان‌ها به منظور استفاده از دانش باید به سرعت در فعالیت‌های مربوط به مدیریت دانش موازنه ایجاد كنند.
عموماً برقراری چنین موازنه‌ای نیازمند ایجاد تغییرات در فرهنگ سازمانی، فناوری‌ها و فنون است. برخی از سازمانها بر این باورند كه با تمركز صرف بر افراد، فناوری و فنون می‌توان دانش را مدیریت كرد. تمركز صرف بر این سه عامل به ادامه فعالیت‌های رقابتی سازمان‌ها كمك نمی‌كند بلكه تعامل بین این‌ها است كه به شكل مؤثری سازمان را در زمینهء مدیریت دانش خود توانمند می‌سازد. با ایجاد یك محیط كاری پویا و آموزنده سازمان‌ها می‌تواند پیشرفت‌های رقابتی‌شان را حفظ كنند.در سالهای اخیر «مدیریت دانش» به یك موضوع مهم و حیاتی مورد بحث در متون تجاری تبدیل شده است.
جوامع علمی و تجاری هر دو بر این باورند كه سازمانهای با قدرت دانش می‌توانند برتری‌های بلندمدت خود را در عرصه‌های رقابتی حفظ كنند.منابع نقد و بررسی و چشم‌اندازهای رقابتی سازمان‌ها نشان دهندهء تأثیرات این دیدگاه در عرصه‌های استراتژیك سازمان‌های تجاری است. (نلسون و وینتر، ۱۹۸۲) اگرچه مدیریت، آگاهی از پتانسیل‌های منابع دانش است، اما هنوز اتفاق نظری دربارهء ویژگیهای این دانش و روشهای بهره‌گیری از آن وجود ندارد. محققین و دانشگاهیان دیدگاه متفاوتی در خصوص مدیریت دانش اتخاذ كرده و گستره‌ای از راه‌حل‌های فناوری تا مجموعه‌ای از دستورات عملی را در نظر دارند.
به عنوان مثال اكثر مدیران تجاری، قابلیتهای كامپیوترها و فناوری‌های ارتباطی را در مدیریت دانش باور دارند، این افراد استدلال می‌كنند كه فناوری اطلاعات می‌تواند از انبوه اطلاعات ذخیره شده در منابع قدیمی مانند مراكز فروش، كارت‌های اعتباری مشتریان، فروشهای تبلیغاتی و اطلاعات مربوط به تخفیف‌های مقطعی، «دانش» فراهم آورد. یا برخی دیگر بر این باورند كه «دانش» در ذهن انسانها است و آموزش كاركنان و انگیزهء عوامل كلیدی مدیریت آن به شمار می‌روند.مؤلف در این مقاله دیدگاه مبسوطی به مقولهء دانش داشته و بیان می‌دارد كه تعریف مدیریت دانش صرفاً از منظر فناوری یا سیستم‌های اجتماعی، سبب انحراف به سمت یك دیدگاه و غفلت از دیگری است.
همانگونه كه در ادامه بحث به آن پرداخته خواهد شد، سیستم‌های اجتماعی و فناوری در مدیریت دانش به یك اندازه مهم هستند. تبدیل داده و اطلاعات به یكدیگر به واسطه فناوری اطلاعات صورت می‌گیرد ولی فناوری اطلاعات گزینه ناتوانی برای تبدیل «اطلاعات» به «دانش» است.عوامل اجتماعی، «دانش» و «اطلاعات» را بهتر به یكدیگر تبدیل می‌كنند اما همین عوامل در تبدیل «داده» به «اطلاعات» كند هستند. این یكی از دلایلی است كه ما اعتقاد داریم مدیریت دانش از طریق بهینه‌سازی دو عامل زیر سیستم‌های اجتماعی و فناوری بهتر انجام می‌شود. ریشه‌های این دیدگاه را می‌توان در چشم‌اندازهای اجتماعی- فناوری سازمان یافت. (امری، ۱۹۵۹؛ تریست و بامفورس، ۱۹۵۱)
پژوهشگرانی موفقیتهای شركتهایی چون Hewlett-Packard, ۳M, Xerox, Scandia AFS, Buck man Laboratories را نتیجه پروژه‌های مدیریت دانش می‌دانند؛ اما به روشنی اصول و فرآیندهای مربوط به مدیریت دانش را تشریح نمی‌كنند. در این مقاله مفهوم مدیریت دانش بیان شده و نشان داده می‌شود كه چرا سیستم‌های اجتماعی و فناوری در ارتباط با مدیریت دانش از نقشی حیاتی برخوردار هستند.در این مقاله توجه خاصی به فرآیندهای تجاری و دانشگاهی شده است. مجامع دانشگاهی جدیداً سازمانها را به عنوان منابع دانش در نظر می‌گیرند.
قابلیت رقابت سازمانها با توانایی‌ها و ظرفیت‌های سازمانی مشخص می‌شود. با تمركز بر مدیریت دانش، امیدواریم كه دیدگاه متكی بر دانش را در سازمان‌ها تبیین نمائیم. این تحقیق به دو دلیل برای مدیران مهم است: نخست این كه آنها بحثهای زیادی دربارهء مدیریت دانش شنیده و از ابعاد گوناگون مدیریت دانش سردرگم شده‌اند. آنها مشاهده می‌كنند كه در عصر حاضر اكثر مشاغل به اطلاعات وابسته شده و بخش عظیمی از نیروهای استخدامی به سوی این صنعت در حركت هستند. این مقاله چارچوبی نظری از مقولهء مدیریت دانش به دست می‌دهد. دوم این كه با توجه به فناوری اطلاعات مانند اینترنت، اینترانت، ارتباطات راه دور و سیستمهای اجتماعی مانند آموزش و ایجاد انگیزش در كاركنان، این مقاله توضیح می‌دهد كه چرا داشتن درك و فهمی از مدیریت دانش با اهمیت‌تر شده است.
این مقاله با توصیف «داده» و «اطلاعات» و «دانش» آغاز شده و به دنبال مفهوم مدیریت دانش بیان می‌شود. در ادامه اهمیت سیستمهای اجتماعی و فناوری در مدیریت دانش تشریح شده است. مقاله با شرح مفاهیم اصلی و نتیجه تحقیق پایان می‌پذیرد.تمایز «داده»، «اطلاعات» و «دانش» مشكل است. تنها از طریق مفاهیم بیرونی یا از دیدگاه كاربر می‌توان بین «داده»، «اطلاعات» و «دانش» تفاوت قائل شد. معمولاً داده به عنوان مواد خام، اطلاعات به عنوان مجموعهء سامان یافته‌ای از داده و دانش به عنوان اطلاعات با مفهوم شناخته می‌شود.در مقالهء حاضر از این ایده پیروی شده كه ارتباط بین «داده»، «اطلاعات» و «دانش» تكراری و برگشت‌پذیر است و تبدیل این سه به یكدیگر به میزان سازماندهی و تفسیر آنها بستگی دارد.
همانگونه كه در شكل ۱ نشان داده شده «داده» و «اطلاعات» بر مبنای «سازمان»: و «اطلاعات» و «دانش» بر مبنای «تفسیر» از یكدیگر متمایز شده‌اند.
برای درك این تفاوت اجازه دهید بیماری را فرض كنیم كه به مطب دكتر مراجعه می‌كند. دكتر اطلاعات بسیاری از بیمار به دست می‌آورد. برخی از این اطلاعات برای تشخیص بیماری مهم است و برخی دیگر نامربوط كه به عنوان «داده» تلقی می‌شود. دكتر به سرعت اطلاعات بدست آمده را بر مبنای دانش خود تفسیر كرده و پس از یافتن الگویی مناسب در اطلاعات به تجویز دارو برای بیمار می‌پردازد. در صورتی كه دكتر قادر به پیدا كردن الگویی مناسب در اطلاعات نباشد ممكن است آزمایش‌های بیشتری را تجویز كند یا بیماری را به یك متخصص ارجاع دهد.
متخصصی كه بهتر می‌تواند از اطلاعات عرضه شده بیمار، الگویی مناسب تهیه كند.پس حالت‌های زیر را در نظر می‌گیریم: در صورتی كه دكتر انجام آزمایش‌های بیشتری را توصیه كند ممكن است قصد به دست آوردن اطلاعات بیشتری از بیمار را داشته باشد یا این كه بخواهد به پاره‌های دیگری از اطلاعات به واسطهء یافته‌های آزمایشگاهی دست یابد. اطلاعاتی كه از این طریق به دست می‌آید ممكن است به تأیید یا رد فرضیه‌های دكتر در تشخیص بیماری منجر شود. علاوه بر این ممكن است كه تحلیل مقدماتی از «داده»-كه بدون نتایج آزمایشگاهی ناقص بوده- برای تشخیص بیماری مناسب و كافی به نظر برسد. نكته اینجاست كه دكتر متناوباً بین «داده»، «اطلاعات» و «دانش» سیر می‌كند.
اگر دكتر بیمار را به یك متخصص ارجاع دهد ممكن است كه متخصص نوع كاملاً متفاوتی از اطلاعات را از بیمار به دست آورد یا این كه پاره‌های دیگری از اطلاعات كاملاً مربوط را بیابد كه پیش از این دكتر عمومی آنها را برای تشخیص بیماری در نظر نگرفته بود. نكته اینجاست كه «داده»، «اطلاعات» و «دانش» به یكدیگر مربوط هستند به این دلیل كه «داده» برای دكتر، در واقع «اطلاعات» مهمی برای متخصص است كه او را در یافتن الگوی مناسبی در تشخیص «دانش» یاری می‌دهد.با نگرش فراتری به این موضوع، آشكار می‌شود كه معمولاً «دانش پایه» عامل تمایز بین «داده»، «اطلاعات» و «دانش» است.
این یكی از دلایلی است كه در محیط و فضای متكی به دانش، برخی مؤسسات یا شركتها می‌توانند همچنان برتریهای اقتصادی و رقابتی خود را حفظ كنند. به همین دلیل سازمان‌های مبتنی بر دانش رویكرد مثبتی در زمینهء ایجاد دانش، افزایش ارزش افزوده، نمایش و اشاعهء اطلاعات دارند. پژوهشگرانی به نامهای كوهن و لوینتال در مباحث خود این حقیقت را تشریح می‌كنند كه گسترش دانش منوط به شور و هیجان یادگیری و دانش پیشین است. به عبارت دیگر دانش اندوخته شده عامل مؤثری در افزایش واكنش و فراگیری سهل‌تر مفاهیم است.بنابراین بحث ما این است كه دانش تركیب سازمان یافته‌ای است از «داده» كه از طریق قوانین، فرآیندها و عملكردها و تجربه حاصل آمده است. به عبارت دیگر «دانش» معنا یا مفهومی است كه از فكر پدید آمده (ماراكاس، ۱۹۹۹) و بدون آن، «اطلاعات» یا «داده» تلقی می‌شود. تنها از طریق این مفهوم است كه «اطلاعات» حیات یافته و به «دانش» تبدیل می‌شود (بات، ۲۰۰۱). بنابراین تمایز بین «اطلاعات» و «دانش» به دیدگاه كاربر بستگی دارد. دانش یك مضمون وابسته است از آنرو كه «مفاهیم» در ارتباط با یك الگوی مشخص تفسیر می‌شود. (ماراكاس، ۱۹۹۹، ص ۲۶۴)
● ماهیت دانش سازمانی
دانش فردی برای توسعهء دانش پایه سازمانی ضروری است؛ هر چند دانش سازمانی حاصل جمع ساده‌ای از دانش‌‌های فردی نیست. (بات، ۲۰۰۰)تعامل بین فناوری، فنون و انسان مفهوم مدیریت دانش را عمق می‌بخشد زیرا الگوی تعامل بین فناوری، فنون و انسان برای هر سازمان منحصر به فرد است كه به راحتی قابل داد و ستد یا تقلید توسط سازمانهای دیگر نیست. به طور كلی سازمانها دارای دانش پیش زمینه و دانش پس زمینه هستند. دستیابی، تدوین، تنظیم و نسخه‌برداری از دانش پیش زمینه آسان است در حالیكه ضمنی و مستقر بودن دانش پس زمینه نسخه‌برداری و تقلید از آن را مشكل كرده است. این امر بستگی به تاریخچه سازمانی و كم و كیف آن دارد. اگرچه ما معتقدیم این دانش پیش زمینه نیست كه مؤسسه‌ای را برای دستیابی به عملكرد و اجرای بهتر قادر می‌سازد. در واقع این ارتباط و هماهنگی بین دانش پیش زمینه و پس زمینه است كه قابلیت و كارایی سازمان را شكل داده و برتری‌های آن را باعث می‌شود. همانگونه كه در شكل ۲ نشان داده شده است (براهالد و هامل، ۱۹۹۰؛ لئونارد بارتون، ۱۹۹۲). این یكی از دلایلی است كه قابلیت مشترك را نمی‌توان با دانش پیش زمینه و پس زمینه هر سازمان بی‌ارتباط دانست.● مدیریت دانش
ما مدیریت دانش را فرآیند ایجاد، تأیید، ارائه، توزیع و كاربرد دانش می‌دانیم. این پنج عامل در حوزهء مدیریت دانش برای یك سازمان زمینهء آموزش، بازخورد، آموزش مجدد و یا حذف آموزش را فراهم می‌آورد كه معمولاً برای ایجاد، نگهداری و احیا قابلیت‌های سازمان مورد نیاز است.
‌● ایجاد دانش
ایجاد دانش به توانایی سازمان‌ها در ایجاد ایده‌ها و راه‌حل‌های نوین و مفید اشاره دارد (ماراكاس، ۱۹۹۹). سازمان‌ها با توسعه و تجدید ساختار دانش قبلی و كنونی با روشهای مختلف به خلق واقعیتها و مفاهیم جدید می‌پردازند.ایجاد دانش فرآیند مهمی است كه در آن انگیزه، تلقین، تجربه، و شانس، نقش مهمی ایفا می‌كنند (لین و دیگران، ۱۹۹۶). معیار سنجش دانش نو، نقش مؤثر آن در حل مسائل جاری و نوآوری در بازار است.با این حال، توصیه نمی‌شود كه سازمان‌ها بكوشند تحت هر شرایطی، دانش جدید ایجاد نمایند. روشهای مختلفی وجود دارد كه با آنها می‌توان تجربیات را دوباره آزمود. (بات، ۲۰۰۰). برای مثال هر سازمان می‌تواند با استفاده از استراتژی تقلید، تكرار و جایگزینی بخشی از دانش موجود را دوباره احیا نماید. در برخی موارد یك سازمان می‌تواند با تكیه بر توانایی‌های خود و كاهش كاستی‌ها قابلیت خود را بهبود بخشد. یك سازمان می‌تواند با تقویت قابلیتهای بخش تحقیق و توسعه، بررسی محیط خارجی و به كارگیری فناوری خرج از سازمان پایه دانش مستحكم‌تری ایجاد نماید (همانجا).برخی سازمانها ممكن است بكوشند تا اطلاعات موجود را به شكلی نو تعبیر و سازماندهی نمایند. برای مثال، یك شركت حسابرسی ممكن است بكوشد از استانداردهای حسابداری موجود با روشهای مختلف و با استفاده از روندهای متنوعی چون هزینه‌های تخفیف و استهلاك بهره ببرد. به عبارت دیگر، امكان دارد برخی شركتها فرآیند «تحقیق و آموزش» را از طریق یك سری تجربیات انتخاب كنند. برای مثال، شركتهایی چون، Motorola, Corning, CE’s CT, Monsanto’s NutraSweet در بسیاری از موارد از این فرآیند استفاده نموده‌اند. (لین و دیگران، ۱۹۹۶)
● اعتباربخشی به دانش
اعتباربخشی به دانش، به گستره‌ای اشاره دارد كه شركت‌ها می‌توانند بر روی دانش اثر گذاشته و اثرات آن را بر محیط سازمانی ارزیابی نمایند. چرا كه با گذشت زمان بخشی از دانش گذشته نیاز به بازنگری و انطباق با واقعیتهای كنونی دارد. اغلب تقابل مداوم و چندوچهی بین فناوری، فنون و افراد برای سن��ش اعتبار دانش مورد نیاز است (بات، ۲۰۰۰) برای مثال وقتی سازمانی مجموعه جدیدی از فناوری‌ها، ابزار، رویه‌ها و فرآیندها را به كار می‌گیرد، نیازمند بهبود و روزآمدسازی مهارتهای كاركنان خود است تا بتواند به خوبی خود را با واقعیتهای رقابتی جدید منطبق سازد.اعتباربخشی به دانش فرآیند سختی از كنترل، آزمون و بهبود مداوم دانش پایه برای رسیدن به واقعیتهای موجود و بالقوه است. با تغییر واقعیتها، نیاز تبدیل «دانش» به «اطلاعات» و «داده» پیش می‌آید كه ممكن است در نهایت از رده خارج شود. به این دلیل كه پیشرفت در یك زمینه، اطلاعات، فرضیه‌ها، قوانین و مقررات جدیدی را ایجاد كرده و بخشی از قواعد و فرضیه‌های قدیمی را از رده خارج می‌سازد. بنابراین برای سازمانها مرور، آزمون و افزایش مداوم اعتبار دانش پایه برای رسیدن به دانش جاری ضروری است.دانش اصلی را نمی‌توان به راحتی تقلید نمود. این نوع دانش با پیشرفت دانش در زمینه‌های مختلف مهجور نخواهد شد. (Nonaka & Takeuchi, ۱۹۹۵) برای مثال مؤسسه‌ای كه با مصالح ساختمانی كار میكند نمی‌تواند ارزش كلیكهای اینترنتی را نادیده بگیرد. رقابت میان Amazon.com و Barnes & Noble نمونه‌ای از این مسأله است.
● ارائه دانش
ارائه دانش حاكی از شیوه‌هایی است كه از آن طریق دانش به اعضای سازمان ارائه می‌شود. به طور كلی سازمان‌ها می‌توانند روندهای مختلفی در جهت ایجاد دانش پایه خود اتخاذ نمایند. با این وجود دانش سازمانی در موقعیتهای مختلفی توزیع شده، روندهای مخلتفی را در بر دارد و در رسانه‌های مختلف چاپی و الكترونیكی دخیره شده است و هر كدام گونه متفاوتی از ارائه دانش را ایجاب می‌كند. به دلیل این گونه‌های مختلف، تجدید ساختار و منسجم ساختن این دانش از منابع مجزا برای اعضای سازمان دشوار است. برای مثال ممكن است در یك سازمان هر بخش داده‌های خود را به شكلی پردازش نماید كه با دیگر بخشها هماهنگی نداشته باشد چرا كه استانداردی برای یك فرمت یكسان وجود نداشته است. اگرچه اعضای سازمان امكان دارد اطلاعات مربوط را از طریق سامان‌دهی داده‌ها در پایگاههای مختلف بیابند اما باز هم منسجم ساختن و تعبیر اطلاعات از جهات مختلف دشوار است.اعضای سازمان با مجموعه‌هایی از شیوه‌ها سرو كار دارند. اگر لازم باشد كه آنها شیوه كاری خاصی را بیاموزند، تأخیر در منسجم‌سازی و درونی ساختن این دانش جدید امری طبیعی است. بنابراین یك سازمان ممكن است استانداردهای برنامه‌ریزی یكسانی ایجاد نماید و یا از الگوهای یكسانی برای ارائه «داده»، «اطلاعات» و «دانش» بهره گیرد.
● توزیع دانش
لازم است كه دانش قبل از بهره‌برداری در سطوح سازمانی در درون سازمان به اشتراك گذارده شود. تعامل بین فناوری‌های سازمان، فنون و افراد می‌تواند اثر مستقیم بر توزیع دانش داشته باشد. به عنوان مثال ساختار سازمانی با توجه به شكل كنترل‌ها و نقش‌های سنتی فرصت‌های توزیع دانش و تعامل بین فناوری‌ها، فنون و افراد را كاهش می‌دهد. به عبارت دیگر، ساختار افقی سازمانی، تقویت، و سیاست درهای باز جریان دانش را در میان بخشها و افراد سرعت می‌بخشد. استفاده از پست الكترونیكی، شبكهء داخلی، بولتن، و گروه خبری به توزیع بهتر دانش در درون سازمان كمك كرده و به واسطه آنها افراد می‌توانند با یكدیگر از جنبه‌های مختلف تبادل نظر نمایند.
● كاربرد دانش
به طور كلی دانش سازمانی باید در جهت محصولات، خدمات و فرآیند سازمان به كار گرفته شود. اگر سازمانی به راحتی نتواند شكل صحیح دانش را در جای مناسب آن مشخص نماید در عرصه‌های رقابتی با مشكل مواجه خواهد شد. زمانی كه نوآوری و خلاقیت راه پیروزی در جهان امروز است، سازمان باید بتواند دانش مناسب را در جای مناسب به كار گیرد.سازمان‌ها در بهره‌گیری از منابع دانش خود راههای مختلفی پیش رو دارند. برای مثال می‌توان دانش موجود را از محتواهای مختلف درونی بدست آورد، استانداردهای اندازه‌گیری مناسب اتخاذ نمود، افراد را ترغیب و آموزش داد تا خلاقانه فكر كنند و درك خود را در جهت بهبود محصولات، خدمات و فرآیندهای سازمان به كار گیرند. برای مثال شركت نفتی چورون (Chevron)، به این نتیجه رسید كه با ایجاد یك تیم گردآوری اطلاعات در حوزهء نفتی خود می‌تواند ۲۰ میلیون دلار در سال صرفه‌جویی نماید. مفهوم كاربرد دانش، مرتبط كردن و فعال كردن دانش موجود در جهت افزودن ارزش‌ها است. برای مثال، شركت Interl در طراحی دقیق و افزایش مداوم سرعت پردازشگرهای خود در رأس قرار دارد و با هدف دیگری شركت AT & T به بازنگری دانش شركت خود در عرصهء چندرسانه‌ای‌ها پرداخته است (كولیس و مونتاگومری، ۱۹۹۵).معیار ارزیابی در مفید بودن دانش معمولاً مشخص نیست. در عین حال، اگر سازمانی دانش را در كارها و فعالیتهای رایج خود مفید دانست باید ترتیبی اتخاذ نماید كه گروههای كاری بتوانند به سنجش و ارزیابی دانش بپردازند. مطمئناً عوامل زیادی از جمله زمان اجرای پروژه، هزینهء آن و مشخص نبودن سود نیاز به ارزیابی مفصل دارند. با این حال اغلب فهم مدیریت و درجهء آگاهی بر نتیجه پروژه تأثیر بسزایی دارد.
● فرهنگ ایجاد دانش
سازمان‌ها به منظور هدایت دانش فردی در جهت اهداف سازمانی، باید محیطی برای اشتراك، انتقال و تقابل دانش در میان اعضا به وجود آورند. (نوناكا و تاكوچی، ۱۹۹۵) و افراد را در جهت با مهفوم كردن تعاملاتشان آموزش دهند. برای بسط «دانش مجموعه» باید هر فعالیتی را در راستای توسعهء تعامل منطقی بین كاركردها هدایت نمود. خلاصه اینكه مدیریت دانش به تغییر فرهنگ همكاری و فرآیندهای تجاری به منظور ممكن ساختن اشتراك اطلاعات اشاره دارد. این كار همانند فعالیت در زیر مجموعه‌های فرهنگی و اجتماعی است.در محیط‌های پویا سازمان‌ها با یك سلسله مسائل ناخواسته و موقعیتهای پیش‌بینی نشده روبرو هستند كه كنترل آنها توسط فرد در سازمان دشوار است. با این حال با به كارگیری الگوهای تعامل بین اعضا، فناوری‌ها، و فرهنگ یك سازمان می‌تواند با شرایط دشوار روبرو شود. (Hutchins, ۱۹۹۱) «ویك» و «روبرتس» این الگوی تعاملی را «مجموعه عقل‌ها»ی سازمان نامیده‌اند. به این معنا كه كارهای پیچیده در یك سازمان توسط یك فرد انجام نمی‌گیرد بلكه تعامل بین فناوری‌ها، فنون و افراد است كه یك سازمان را در انجام وظایف خطیر خود یاری می‌كند. بنابراین یكی از وظایف دشوار مدیریت ایجاد همكاری بین بسته‌های مختلف دانش از طریق تبادل و اشتراك اطلاعات است.
● تعامل بین فناوری و سیستمهای اجتماعی
مطمئناً هرچه سازمان در پردازش داده كارآمدتر باشد در تولید اطلاعات تواناتر خواهد بود. استفاده از كامپیوترهای پیشرفته و شبكه‌های ارتباطی ابزارهای مؤثری برای استخراج داده در یك سازمان است. با این حال مسأله تفسیر هنوز باقی است. چرا كه از فناوری‌های اطلاعات تنها برای تفسیر مسائل محدودی میتوان استفاده كرد. در یك محیط پویا، محیطی كه سازمان هر روزه با مسائل جدید و غیر منتظره‌ای روبه‌رو می‌شود در بهترین حالت می‌توان از فناوری‌های اطلاعات برای تبدیل «داده» به «اطلاعات» بهره جست. تنها انسان‌ها هستند كه اطلاعات را تفسیر كرده و به «دانش» تبدیل می‌كنند.همانطور كه قبلاً گفته شد چرخهء میان «داده»، «اطلاعات» و «دانش» بازگشتی است. بنابراین سازمان باید به سرعت «داده» را به «اطلاعات» و «اطلاعات» را به «دانش» تبدیل نماید. در همان حال سازمان نباید بیش از حد بر دانش پایه خود تأكید داشته باشد به گونه‌ای كه در اثر غفلت «دانش» را به «اطلاعات» و «اطلاعات» را به «داده» تبدیل كند. به عبارت دیگر پاره‌ای از دانش زمان زیادی در محتوای كنونی نمی‌گنجد و سازمان باید به سرعت آن را از دانش پایه حذف نماید.در چنین شرایطی ابزارها سازمان را در تبدیل «داده» به «اطلاعات» یاری می‌دهند و افراد از قابلیت تفسیر اطلاعات برخوردار می‌شود.بنابراین در مدیریت دانش یك سازمان نیاز به شكل‌دهی و تعریف مجدد تقابلهای موجود میان افراد، فناوری و فنون خود را دارد. فنونی كه توسط متصدیان و كاربران مورد استفاده قرار می‌گیرد نشان می‌دهد كه به چه شكلی تكنولوژی مورد استفاده قرار گرفته و چگونه معنای اطلاعات استنباط شده است.با نگرشی دقیق‌تر به تعاملهای بین فنون، افراد و فناوری‌ها به راحتی می‌توان دید كه چرا از یك وضعیت تعابیر متفاوتی وجود دارد. به عنوان مثال اور (Orr) دیدگاههای متفاوت دو تكنیسین با تجربه را در خصوص ماشینهای زیراكس مورد بحث قرار می‌دهد. یك متخصص پیغام خطا را اشكال جزئی سیستم تعبیر می‌كند در صورتی كه متخصص دیگر آن را عیب ریشه‌ای در دستگاه می‌داند. با این وجود متخصصان با تبادل تعبیرهای خود، به راه‌حل‌های مؤثری دست می‌یابند.خلاصه اینكه یك سازمان یك سیستم كاملاً فنی یا اجتماعی نیست. سازمان سیستمی از تجربیات شخصی، روابط اجتماعی و فناوری است. فناوری با كاستن محدودیت‌های ناشی از عوامل فردی یا فیزیكی همكاری بین گروههای كاری را افزایش می‌دهد. برای مثال تكنولوژی اطلاعات امكان جستجو، ذخیره، پردازش و اشتراك حجم عظیمی از اطلاعات را در محدودهء كوچكی از زمان و مكان فراهم می‌آورد. با این حال معنا دادن به این روند بر عهده متخصصان است. در عین حال متخصصین سازمان‌ها با فناوری‌ها و فنون تعامل داشته و علاقمند هستند كه یافته‌های آنها از منظرهای مختلفی مورد توجه قرار گیرد. این فرآیند تعامل، در گسترش دیدگاهی جامع به واقعیت‌ها مفید بوده و امكان انسجام و یكپارچگی اجزاء بدنه دانش را در سازمان فراهم می‌آورد.
● مفهوم
مدیریت دانش به الگوهای تعامل میان فناوری‌ها، فنون و افراد شكل می‌بخشد. برای مثال تكنولوژی اطلاعات در خصوص گردآوری، ذخیره و اشاعهء اطلاعات به خوبی عمل می‌كند ولی در تعبیر آن ناتوان است (بات، ۱۹۹۸). در تحقیقی به این نتیجه رسیده كه سازمانهایی كه در بلندمدت از مدیریت دانش استفاده می‌كنند در روابط اجتماعی و فنی خود محتاط هستند.دستیابی به راه‌حلهای فنی امكان‌پذیر است، اما برای مدیریت دانش، سازمان باید محیط مشاركت، همكاری و اشتراك دانش را به وجود آورد. براساس تحقیق «ارنست» و «یونگ» ۵۰ درصد از متخصصان بر این باورند كه تغییر رفتار بشر یكی از مسائل اجرایی مدیریت دانش است (Glasser, ۱۹۹۸)). به همین دلیل در پروژه‌های مدیریت دانش بر تغییر روندهای سنتی و تقویت ساختارها و فناوری‌ها تأكید می‌شود. بنابراین همگون ساختن تدریخی اصول مدیریت دانش در سازمان یكی از مهمترین اولویت‌ها است.به طور كلی تكمیل برنامه‌های مدیریت دانش نیاز به تغییر در فلسفه سازمانی دارد. برای مثال از نظر سنتی تعدادی شركت بر پایه هزینه اقتصادی همكاری می‌كنند در حالیكه فلسفه مدیریت دانش بر همكاری در جهت افزودن به ارزش كالا و خدمات تأكید دارد.
●● نتیجه‌گیری
در این مقاله نشان داده شد كه مدیریت دانش سؤال ساده‌ای دربارهء ذخیره، بازیابی و انتقال اطلاعات نیست بلكه بیشتر تعبیر و سازماندهی اطلاعات از جهات مختلف است. تنها با تغییر فرهنگ سازمانی است كه می‌توان به تدریج الگوی تعامل بین افراد، فناوری‌ها و فنون را در سازمان خود تغییر داد. وقتی محیط پویا و پیچیده است، برای سازمان‌ها ضروری است كه به طور مداوم دانش جدید را به شكل ایجاد، اعتباربخشی و كاربرد در محصولات و خدمات خود بكار گیرند.استفاده از فناوری باعث بهره‌وری افراد و انسجام اطلاعات در درون سازمان شده و سیستمهای اجتماعی تعبیر اطلاعات را از طریق ارائه دیدگاه‌های مختلف در یك زمینه انجام می‌دهند.مدیریت دانش یك روند آگاهانه ایجاد دانش، اعتباربخشی به دانش، ارائه دانش، توزیع دانش، و كاربرد آن است. هماهنگی بین این اجزاء ضروری است چرا كه نقصان در یكی از آنها باعث نقصان در نتیجه است.اگر مدیریت سازمان درصدد است كه مدیریت دانش در اولویت قرار گیرد، بایستی تعادل موجود بین افراد و فناوری‌ها را مورد تجدیدنظر قرار دهد. تأكید زیاد بر افراد یا فناوری نامناسب است. به جای آن مدیر باید الگوی تقابل میان فناوری‌ها، افراد و فنون را مورد تجدیدنظر قرار دهد تا افراد از این ابزارها استفاده كنند. تنها با تغییر الگوی تبادل است كه مدیران می‌توانند از دانش برای منافع رقابتی سازمان بهره ببرند.
مراجع
۱. APQC (۱۹۹۹), Knowledge Management: Consortium Benchmark Study, Houston, TX,pp. ۱-۹.
۲. Bhatt, G. (۱۹۹۸), “Managing Knowledge through people”. Knowledge and Process Management: Journal of Business Transformational, Vol.۵ No.۳, pp. ۱۶۵-۷۱.
۳. Bhat, G. (۲۰۰۰a), “A resource-based perspective of developing organizational capabilities for business transformation”, Knowledge and process Management, Vol.۷ No.۲, pp. ۱۱۹-۲۹.
۴. Bhatt, G. (۲۰۰۰b), “Organizing Knowledge in the Knowledge development cycle”, Journal of Knowledge Management: Journal of Business Transformation, Vol.۴ No.۱, pp. ۱۵-۲۶.
۵. Cohen, W.M. and Levinthal, D.A. (۱۹۹۰), “Absorptive Capacity: a new perspective on learning and Innovation”, Administrative Science Quarterly. Vol.۳۵, pp. ۱۲۸-۵۲.
۶. Collis, D.J. and Montgomery, C.A. (۱۹۹۵), “Competing or resources: strategy in the ۱۹۹۰s”, Harvard Business Review, Vol.۷۳ No.۴, pp.۱۱۸-۲۸.
۷. Emery, F.E. (۱۹۵۹), Characteristics of Socio-technical Systems (Document No.۵۲۷), Tavistock institute of Human Relations, London.
۸. Emery, F.E. (۱۹۶۷), “The next thirty years: concepts, methods and anticipations”, Human Relations, Vol.۲۰, pp.۱۹۹-۲۳۷.
۹. Glasser, P. (۱۹۹۸), “The Knowledge factor”, CIO,۱۵ December, pp.۱-۹.
۱۰. Hutchins, E. (۱۹۹۱), “The social organization of distributed Cognition”, in Resnick, L.B, Levine, J.M. and Teasley, S.D. (perspectives of Socially shared Cognition, American Psychological Association, Washington, DC, pp.۲۸۳-۰۷.
۱۱. Leonard-Barton, D. (۱۹۹۲), “Core capabilities and core Rigidities: a paradox in managing new product development”, Strategic Managemetn Journal, Vol.۱۳, pp.۱۱۱-۲۵.
۱۲. Lynn, G.S. Morone, J.G. and Paulson, A.S. (۱۹۹۶). “Marketing and discontinuous innovation: the probe and learn process, California Management Review. Vol.۳۸, pp.۸-۳۷.
۱۳. Marakas, G.M. (۱۹۹۹), Decision Support Systems in the Twenty-first Century, prentice-Hall, Englewood Cliffs, NJ.
۱۴. Nelson, R.R. and Winter, S.G. (۱۹۸۲), An Evolutionary Theory of Economic Changes, Belknap press of Harvard University, Cambridge, MA.
۱۵. Nonaka, I. And Takeuchi, H. (۱۹۹۵), The Knowledge Crating Company-How Japanese Companies Create the Dynamics of innovation, Oxford University Press, Oxford.
۱۶. Orr, J.E. (۱۹۹۶), Talking about Machines: An Ethnography of a Modern Job, ILR Press, Ithaca, NY.
۱۷. Prahalad, C.K. and Hamel, G. (۱۹۹۰), “The core Competence of the conation, Harvard Business Review, Vol.۶۸ No.۳, pp.۷۹-۹۳.
۱۸. Trist, E.L. (۱۹۸۱), “The evolution of socio-technical Systems: a conceptual framework and action Research program” (Occasional paper No.۲), Ontario Quality of Working Life Centre, Ontario.
۱۹. Tirst, E.L. and Bamforth, K. (۱۹۵۱), “Social and psychological consequences of long wall coal mining”, Human Relations, Vol.۴. pp.۳-۳۸.
۲۰. Weick, K.E. and Roberts, K.H. (۱۹۹۳), “Collective mind in Organizationas: heedful interrelating on flight decks”, Administrative Science Quarterly, Vol.۳۸. pp.۳۵۷-۸۱.
نوشته: گانب دی.بات
ترجمه: محمد ایرانشاهی
منبع : فصلنامه علوم اطلاع رسانی

 گرد آوری مطالب : iranbanou.com

کلمات کلیدی :
نظرات بییندگان :

بهترین مشاغل و خدمات شهر خود را ، در سایت نشونه پیدا کنید.

مشاهده سایت نشونه